Co zrobić w razie awarii lub odrzucenia faktury przez KSeF? [PORADNIK 2025]
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w fakturowaniu. Od 2026 roku większość przedsiębiorców w Polsce będzie musiała wystawiać faktury właśnie przez ten system. Ma być szybciej, prościej i nowocześniej. Ale co w sytuacji, gdy system… nie działa? Albo gdy faktura zostanie odrzucona przez KSeF?
W tym wpisie wyjaśniamy w prostych słowach:
- co oznacza awaria KSeF,
- jakie są tryby awaryjne i offline,
- co zrobić, gdy faktura zostanie odrzucona,
- jakie terminy i kary obowiązują,
- oraz jak przygotować się na takie sytuacje.
Awaria KSeF – co to oznacza w praktyce?
Awaria KSeF to sytuacja, w której system nie działa tak, jak powinien. W praktyce może to być:
- całkowity brak dostępu do systemu (np. prace techniczne),
- problemy po stronie Ministerstwa Finansów,
- przeciążenie systemu,
- błędy techniczne uniemożliwiające wysłanie faktury.
Ważne: Awarię KSeF oficjalnie ogłasza Ministerstwo Finansów, a komunikat pojawia się w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). Tylko wtedy przedsiębiorca może skorzystać z trybu awaryjnego.
Brak internetu – co wtedy zrobić?
Nie każda awaria oznacza problem z samym KSeF. Zdarza się, że to my nie mamy internetu – awaria dostawcy, słaby zasięg albo brak możliwości połączenia.
W takiej sytuacji ustawodawca przewidział tryb offline24.
Tryb offline24 – brak internetu u przedsiębiorcy
Jeśli nie masz internetu i nie możesz wysłać faktury do KSeF, możesz ją wystawić w trybie offline24.
Co to znaczy?
- wystawiasz fakturę poza systemem,
- przekazujesz ją klientowi,
- a do KSeF przesyłasz ją najpóźniej następnego dnia roboczego po odzyskaniu internetu.
Dzięki temu faktura jest ważna i klient może ją rozliczyć.
Tryb offline – gdy KSeF nie działa
A co jeśli problem leży po stronie KSeF, czyli system jest czasowo niedostępny?
Tutaj wchodzi w grę tryb offline:
- wystawiasz fakturę poza systemem (np. w programie księgowym),
- przekazujesz ją klientowi,
- a do KSeF przesyłasz najpóźniej w następnym dniu po zakończeniu awarii.
Jeśli awaria trwa dłużej, termin wydłuża się do 7 dni roboczych.
Tryb awaryjny – oficjalna awaria KSeF
Ministerstwo Finansów może ogłosić awarię KSeF – komunikat pojawi się w BIP. Wtedy wystawiasz faktury w trybie awaryjnym, czyli według obowiązującej struktury elektronicznej (od lutego 2026 – FA(3)).
- Fakturę dostarczasz klientowi w formie elektronicznej,
- a do KSeF przesyłasz ją w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Awaria całkowita – faktury po staremu
W wyjątkowych sytuacjach (np. poważne problemy techniczne, kryzysy infrastrukturalne) może zostać ogłoszona awaria całkowita.
Wtedy przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury:
- w wersji papierowej,
- lub w dowolnej elektronicznej, bez KSeF i bez struktury FA.
To coś w rodzaju powrotu do „starych zasad” – aż do momentu, gdy system znów będzie działał.
Co zrobić, jeśli faktura została odrzucona przez KSeF?
Może się zdarzyć, że faktura zostanie odrzucona – bo zawiera błędy w danych lub nie spełnia wymogów technicznych.
Co wtedy?
- Popraw błąd w fakturze.
- Wyślij dokument ponownie do KSeF.
- Dopiero po nadaniu numeru KSeF faktura jest uznana za wystawioną.
👉 Warto więc zawsze sprawdzić status faktury w systemie i upewnić się, że nie została odrzucona.
Kody QR i certyfikat KSeF – nowe obowiązki
Faktury wystawiane w trybach offline i awaryjnym muszą zawierać dwa kody QR:
- OFFLINE – do weryfikacji faktury w KSeF,
- CERTYFIKAT – potwierdzający tożsamość wystawcy.
Do tego potrzebny będzie specjalny certyfikat KSeF, który od listopada 2025 będzie można pobierać w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Od lutego 2026 stanie się on obowiązkowy.
Terminy – ile masz czasu na przesłanie faktury?
- Tryb offline24 (brak internetu) – do następnego dnia roboczego.
- Tryb offline (awaria KSeF) – do następnego dnia po zakończeniu awarii, maksymalnie 7 dni roboczych.
- Tryb awaryjny – 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
- Awaria całkowita – faktury nie trafiają do KSeF, obowiązują stare zasady.
Jakie są kary za błędy?
Od 2027 roku wchodzą kary za błędne stosowanie KSeF.
Możesz dostać karę, jeśli:
- nie wystawisz faktury przez KSeF,
- źle użyjesz trybu offline lub awaryjnego,
- spóźnisz się z przesłaniem dokumentu.
Wysokość kary:
- do 100% kwoty VAT z faktury,
- w przypadku faktur bez VAT – do 18,7% jej wartości.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorcy
- Sprawdzaj komunikaty MF – wiesz wtedy, czy awaria jest oficjalnie ogłoszona.
- Ustal w firmie procedurę awaryjną – kto wystawia faktury offline, kto pilnuje terminów.
- Zadbaj o aktualne oprogramowanie – musi obsługiwać tryby offline i kody QR.
- Pilnuj terminów – najlepiej od razu po przywróceniu internetu/KSeF wysyłaj faktury.
- Szkol pracowników – żeby każdy wiedział, co robić w razie awarii.
Podsumowanie – najważniejsze w punktach
- Awaria KSeF nie wstrzymuje fakturowania – masz tryby offline i awaryjne.
- Brak internetu? Użyj trybu offline24.
- KSeF nie działa? Wystaw fakturę w trybie offline.
- Oficjalna awaria? Wtedy tryb awaryjny i 7 dni na przesłanie faktury.
- Awaria całkowita? Wystawiasz faktury po staremu.
- Odrzucona faktura? Popraw i wyślij ponownie.
- Od 2027 wchodzą kary – pilnuj terminów i zasad.
✅ Dzięki tym zasadom nawet w przypadku awarii KSeF Twoja firma będzie mogła działać bez przerw i problemów z rozliczeniami.
awaria KSeF brak internetu a KSeF co zrobić gdy KSeF nie działa faktura offline24 KSeF kary za błędy w KSeF KSeF odrzucił fakturę KSeF poradnik dla przedsiębiorcy procedury awaryjne KSeF tryb awaryjny KSeF tryb offline KSeF